Tijdens het aanmaken van uw administratie doorloopt u 4 verschillende stappen: 

  • Gegevens aanvullen 
  • Instellingen factuurtraject doorvoeren
  • Instellingen incassotraject doorvoeren
  • Koppeling met uw boekhoudpakket maken

In dit artikel vindt u welke basisinstellingen voor het factuurtraject u kunt doorvoeren. 

Instellingen factuurtraject

Door middel van het beantwoorden van 3 vragen - namelijk vanaf wanneer, hoe vaak en met welke termijn - stelt u zelf vast wanneer Payt herinneringen moet gaan versturen naar uw debiteuren. Mochten er uitzonderingen zijn, bespreek dit dan gerust met een medewerker van Payt.

Opties

U heeft de mogelijkheid om het versturen van creditnota's en nulfacturen te (de)activeren. Verder kunt u een minimum bedrag invoeren waarvoor Payt een herinnering mag versturen. Facturen met een openstaande bedrag onder dit aangegeven minimum worden automatisch geblokkeerd zodat u per factuur kunt beslissen om het bedrag af te boeken of om alsnog een herinnering te versturen.

Communicatie

Payt biedt de mogelijkheid om standaardtaal in te stellen voor de communicatie met uw debiteuren. Vervolgens kunt u ook kiezen voor formele of informele communicatie. Wilt u uw debiteuren aanspreken met u of jij/je? Ten slotte kunt u een vervangende taal instellen voor de communicatie met uw debiteuren. Deze gaat in werking als er een taal wordt meegestuurd waar geen vertaling voor beschikbaar is.  

Verzenddagen facturen en herinneringen

U heeft de mogelijkheid om de verzenddagen waarop facturen en herinneringen verstuurd worden aan te passen. Standaard worden facturen verzonden van maandag t/m zaterdag en herinneringen van maandag t/m vrijdag. Hier zou u ook zaterdag en/of zondag aan toe kunnen voegen.

Indien u niet dagelijks de boekhouding doet, kunt u er voor kiezen om alleen herinneringen te versturen op de dagen nadat de boekhouding gedaan is. Let op: aangezien Payt de data doorgaans 's avonds importeert heeft u dus altijd te maken met een dag vertraging.

Overige instellingen 

Nadat uw administratie is aangemaakt heeft u toegang tot de overige instellingen. Mocht u nog vragen hebben over bovenstaande neem dan gerust contact op met onze servicedesk. Zij helpen u graag verder. 

Heeft u het antwoord gevonden?