Een UBL-factuur is een digitale factuur in XML-bestandsformaat. Het voordeel hiervan is dat deze bestanden direct in de boekhouding verwerkt kunnen worden.

In het debiteurenbeheer-systeem van Payt zijn twee opties om UBL-facturen te kunnen verzenden.

  1. Bij factuurverzending aan debiteuren sturen wij een UBL-factuur mee als bijlage. Voorwaarde is dat een UBL-factuur wordt aangeboden vanuit de boekhouding. Deze functie kan worden ingeschakeld door een medewerker van Payt en geldt dan voor de gehele administratie.

    Een nadeel van deze methode kan zijn dat de automatische verwerkende software van de debiteur niet goed om kan gaan met het verwerken van facturen voorzien van meerdere bijlages.
  2. Gebruik maken van SimplerInvoicing, waarbij de UBL-factuur via het PEPPOL-netwerk wordt aangeboden. In dit geval wordt een UBL-factuur  verstuurd naar het PEPPOL-netwerk en er wordt een e-mail van de factuur verzonden naar het e-mailadres van de debiteur. Aan het gebruik van SimplerInvoicing via Payt zijn kosten verbonden.

Wat is SimplerInvoicing?
SimplerInvoicing is een netwerk van samenwerkende software en e-facturatie dienstverleners die het direct uitwisselen van e-facturen tussen ERP-software en e-facturatie diensten mogelijk maakt. Voor meer informatie kijkt u op https://www.simplerinvoicing.org

Door gebruik te maken van SimplerInvoicing wordt een UBL-factuur via het beveiligde PEPPOL-netwerk aan het boekhoudpakket van de debiteur aangeleverd, waar deze dan een notificatie van krijgt.  Waarna de factuur direct verwerkt kan worden in de boekhouding. 

Hoe kan SimplerInvoicing ingeschakeld worden?
Vanuit uw boekhouding dient er een UBL-bestand aan Payt te worden aangeboden. Aan de kant van Payt dient SimplerInvoicing geactiveerd te worden voor de administratie door een medewerker van Payt. Daarbij wordt onder andere een Peppol-identificatienummer aangemaakt. Hiervoor is een geldig KVK-nummer of OIN-nummer vereist. 

Instellingen debiteur
Vervolgens kan per debiteur de functie 'UBL bij factuurverzending aanbieden' ingeschakeld worden mits van de debiteur een KVK-nummer, OIN-nummer of BTW-nummer bekend is. Deze gegevens dienen vanuit de boekhouding aan Payt aangeleverd te worden.

Een factuur verzonden via SimplerInvoicing is te herkennen op de tijdlijn aan 'UBL aan PEPPOL kenmerk 1234:123456' .

Nota bene; wanneer een verzonden UBL-factuur via het PEPPOL-netwerk niet goed aankomt bij een debiteur, wordt dit op dit moment alleen getoond in het factuurdossier aan de rechterkant op de tijdlijn. Hier is nu nog niet op te filteren en er is nu nog geen icoon beschikbaar op het dashboard.


Heeft u het antwoord gevonden?