Soms komt het voor dat er herinneringen worden verzonden terwijl de debiteur al betaald heeft. In dit artikel geven wij een aantal tips om te voorkomen dat uw debiteuren onterecht worden herinnerd.

Voldoende tijd tussen 'factuurdatum en vervaldatum'
Een korte betaaltermijn van de factuur zorgt er niet per definitie voor dat een debiteur sneller overgaat tot betaling van de factuur. De betaaltermijn van de factuur kan in de boekhouding ingesteld worden. Op basis van de vervaldatum van de factuur wordt bepaald wanneer een herinnering wordt ingepland. 

De tijd tussen vervaldatum en het versturen van een herinnering dient bepaald te worden op basis van de verwerkingstijd van de betaling in de boekhouding inclusief de verwerkingstijd in Payt.   

Let op: een wijziging van de betaaltermijn van een reeds ingeladen factuur wordt niet aangepast in Payt. 

Voldoende tijd tussen 'vervaldatum en eerste herinnering' en tussen 'opvolgende herinneringen'
Hiervoor geldt, geef de debiteur voldoende tijd te betalen en bepaal de benodigde verwerkingstijd van de betaling in de boekhouding inclusief verwerkingstijd in Payt. 

Bijvoorbeeld:
'In dit voorbeeld gaan wij uit van bovenstaande factuurverzendflow. Een debiteur verricht op de vervaldatum van de factuur een betaling. Deze betaling dient verwerkt te kunnen worden in de boekhouding en geimporteerd in Payt, in de tijd tussen vervaldatum en verzending van de eerste herinnering. 

Indien de debiteur op de laatste dag van de betaaltermijn van de factuur de betaling verricht, blijven er twee dagen over om de betaling tijdig te verwerken omdat de eerste herinnering op twee dagen na vervaldatum gepland staat.' 

Indien u de factuurverzendflow of de herinneringsflow wilt laten aanpassen, neem dan contact op met de servicedesk van Payt. 

Geen herinneringen verzenden op maandag
Indien een betaling door de debiteur in het weekend is gedaan en de herinnering staat op maandag gepland, dan kan het gebeuren dat er een herinnering verzonden wordt omdat de betalingen van het weekend nog niet verwerkt zijn in de boekhouding. In dit geval kan het verstandig zijn om ervoor te zorgen dat er geen herinneringen worden verzonden op maandag. Dit kan aangepast worden in de instellingen van de administratie. 

Afhandelen berichten
Het kan gebeuren dat er een herinnering wordt verstuurd terwijl de debiteur eerder een bericht heeft verzonden betreffende een niet verwerkte betaling. Door het dashboard van de administratie regelmatig te controleren op meldingen van ongelezen berichten, kan worden voorkomen dat een bericht van de debiteur onopgemerkt blijft.  

Werk tijdig de boekhouding bij
Payt gebruikt de boekhouding als basis voor de gegevens. Indien er geen betaling is geregistreerd in de boekhouding, dan zal de factuur ook in Payt open blijven staan. Na registratie van een betaling in de boekhouding zal dit tijdens de automatische import worden meegenomen, normaal gesproken zal de betaling een dag later zichtbaar zijn in Payt.

Validatiefouten oplossen
Los validatiefouten die zich voor hebben gedaan tijdens een automatische import zo snel mogelijk op. Vanaf het dashboard van de administratie kunt u snel zien of er validatiefouten zijn(zie onderstaande afbeelding). Een rode tekst geeft aan dat er actie(s) zijn vereist. Door op de link te klikken kunt u achterhalen wat de validatiefouten en/of waarschuwingen zijn. 

Administratie pauzeren
Pauzeer de herinneringen van de administratie(s) wanneer u op vakantie gaat en de boekhouding niet wordt bijgewerkt.

Heeft u het antwoord gevonden?