Hoe kunt u als nieuwe gebruiker snel bekend raken met het systeem van Payt?
Om u alvast op weg te helpen, is in dit artikel uitgelegd hoe Payt werkt en wat u zelf kunt doen binnen de omgeving van Payt. 

Zo werkt Payt 

Payt automatiseert het debiteurenproces van uw organisatie en u behoudt de volledige controle. Door de koppeling met uw boekhoudsysteem worden openstaande posten en nieuwe facturen automatisch op bepaalde momenten in Payt ingeladen. Het proces, de doorlooptijd en de manier waarop uw debiteuren aan openstaande facturen worden herinnert, zijn tijdens het implementatieproces al ingesteld. Op basis van de vervaldatum van een factuur doorloopt de factuur alle stappen van dit traject totdat betaling volgt. 

Wat kunt u zelf doen binnen Payt? 

Na inloggen kunt u op een administratie klikken, waardoor u op het dashboard beland. Aan de linkerkant ziet u een overzicht van alle stappen in uw debiteurenbeheer. Per stap vindt u hier terug hoeveel facturen nog open staan en wat de waarde van deze facturen is. Aan de rechterkant ziet u de aandachtspunten op het dashboard. Hoe u deze aandachtspunten up-to-date houdt, leest u hier

Facturen
Op de facturenpagina vindt u een overzicht van alle facturen en de verschillende filtermogelijkheden. Hier vindt u ook het 'Attentie' filter. Facturen kunnen door verschillende redenen in het attentiefilter terecht komen. De meeste attentieredenen kunt u zelf oplossen. Hoe het filter werkt, leest u hier

  • Door op een specifiek factuurnummer te klikken, komt u op de detailpagina van deze factuur, zoals onderstaand weergegeven. Hier kunt u alle informatie over deze factuur vinden, zoals het factuurbedrag, de factuurdatum, de vervaldatum en de debiteurgegevens. Aan de rechterkant van de pagina is een tijdlijn met de verzonden correspondentie te vinden. Ook kunt u op deze pagina zien wanneer de volgende stap in het factuurtraject wordt uitgevoerd.  
  • Indien met een debiteur een afspraak wordt gemaakt over betaling, kan dit in Payt worden vastgelegd met een betalingsregeling. Een betalingsregeling kan worden aangemaakt op één factuur, debiteur of zaak, of over meerdere facturen en/of zaken. Hoe u een betalingsregeling met een debiteur treft, leest u hier.     

Debiteuren
Op de debiteurenpagina vindt u een overzicht van uw debiteuren en meerdere filtermogelijkheden. Hier vindt u ook het 'Attentie' filter. Debiteuren kunnen door verschillende redenen in het attentiefilter terecht komen. De meeste attentieredenen kunt u zelf oplossen. Hoe het filter werkt, leest u hier

  • Door op een specifiek debiteurnummer te klikken, komt u op de detailpagina van deze debiteur, zoals onderstaand weergegeven. Hier vindt u onder andere de debiteurgegevens, de facturen, zaken en geplande stappen. Dit support-artikel geeft u meer informatie over de detailpagina van de debiteur. 
  • Payt haalt de debiteurgegevens uit uw boekhoudpakket, mits de debiteur een openstaande post heeft. Wanneer u de gegevens van een debiteur binnen Payt wilt aanpassen, dan dient u deze aanpassing daarom eerst door te voeren in uw boekhouding. Bij de volgende import zal Payt deze gegevens meenemen en zullen de debiteurgegevens aangepast zijn.

Zaken
Een debiteur met een factuur die niet is betaald, zal door Payt aan de hand van de met u afgesproken flow hier aan worden herinnerd. Indien de factuur ruim na de vervaldatum nog niet betaald is, wordt automatisch een incassotraject gestart. Bij een incassotraject binnen Payt beslist u zelf over het kwijtschelden of incasseren van incassokosten. Zo blijft ook tijdens het incassotraject de relatie met uw debiteur onder uw eigen regie. In dit artikel leest u meer over het minnelijk incassotraject.  

Ook belangrijk om te weten:

Importeren van gegevens
Elke dag doet Payt geautomatiseerd een import. Bij deze import worden uw openstaande posten en nieuwe facturen uit uw boekhouding geïmporteerd. Hoe dat in zijn werk gaat, is onder andere afhankelijk van het boekhoudpakket dat u gebruikt. Hier leest u meer over dit proces. 

Administratie pauzeren
Op het dashboard heeft u via 'Instellingen administratie' de optie om uw administratie te pauzeren, bijvoorbeeld als u op vakantie gaat en de boekhouding niet bijgewerkt wordt of wanneer de automatische importeertaak niet lukt. Hier leest u hoe u uw administratie pauzeert. 

Berichten plaatsen en afhandelen
U kunt bij een factuur of zaak een bericht voor uw debiteur achterlaten. Zo kunt u gemakkelijk achterhalen waarom uw klant een factuur niet betaald. Uw debiteur ontvangt hier een notificatie van en kan een reactie achterlaten. Hier leest u waar deze berichten binnenkomen en hoe u dit afhandelt. 

Online betalingen
Betaalt uw klant online via de betaalmogelijkheden van Payt? Dan kunt u dat terugvinden onder het tabblad 'Online betalingen'. Wat de verschillende statussen van betalingen betekenen, leest u hier

Is uw vraag niet in dit artikel beantwoord? Dan kunt een telefonisch gesprek met onze implementatiespecialisten inplannen. Zij geven u graag een introductie door Payt. Neem hiervoor contact op met de servicedesk via de chat of telefoon.

Heeft u het antwoord gevonden?